O que é o Método Kanban?
O método Kanban é uma metodologia ágil de gerenciamento de projetos que se baseia na organização visual e na eficácia do trabalho em equipe.
Seu uso é simples: um quadro é dividido em colunas e cartões, que representam as diferentes etapas de um processo e tarefas pendentes. Os cartões movem-se de coluna em coluna à medida que avançam no fluxo de trabalho. Dessa forma, todos os membros da equipe conseguem visualizar o status atual do projeto.
O Kanban se originou na indústria manufatureira do Japão. Na década de 1950, Taiichi Ohno, engenheiro da Toyota, desenvolveu essa metodologia para melhorar a eficiência da produção e reduzir o desperdício. Inclusive, o termo Kanban pode ser traduzido como “ quadro visual ”, o que reflete a essência deste método.
Ao longo do tempo, o método foi adaptado e usado em diferentes setores, como as tecnologias de informação e no departamento de marketing, onde é valorizado pelo seu foco na eficiência, transparência e adaptabilidade. Seu principal diferencial é a visualização em tempo real de todo o fluxo de trabalho, facilitando a detecção de empecilhos e a realocação de tarefas para otimizar os recursos disponíveis.
Os 8 princípios do método Kanban
Embora cada equipe possa utilizar o método Kanban de uma forma diferente, existem algumas regras básicas que costumam são seguidas:
- Visualização do trabalho: as tarefas pendentes são colocadas em um quadro visual dividido em colunas que representam o fluxo de trabalho.
- Limitação do trabalho em andamento: reduza o número de tarefas em andamento àquelas que podem ser executadas simultaneamente.
- Flexibilidade: esta metodologia flexível permite adaptar-se facilmente a projetos em constante mudança.
- Gerenciamento de fluxo: o fluxo de trabalho deve ser monitorado e otimizado para minimizar o tempo de ciclo e maximizar a eficiência.
- Políticas explícitas: as regras de trabalho devem ser claras e visíveis para toda a equipe.
- Feedback: é importante ter reuniões regulares de revisão e adaptação para identificar pontos de melhoria.
- Melhoria colaborativa e evolutiva: todos os membros da equipe devem estar comprometidos com a melhoria contínua, a evolução da metodologia de trabalho e a experimentação.
- Qualidade: O método Kanban prioriza a qualidade do resultado final acima de tudo. Afinal, corrigir erros é mais custoso do que acertar da primeira vez, mesmo que exija investir mais tempo.
Benefícios do método Kanban
No início, a metodologia Kanban surpreendeu a todos e a todos pela sua alta eficácia. A Toyota obteve resultados bem-sucedidos tanto na produtividade quanto na redução de desperdícios, atraindo a atenção de outras empresas do setor. A empresa divulgou seus resultados e logo o método passou a ser adotado por outras indústrias. Desta forma, revelou-se igualmente eficaz em diferentes contextos devido aos seus múltiplos benefícios:
Eficiência e produtividade
Muitas empresas comprovaram que o método Kanban aumenta significativamente a eficiência e a produtividade das equipes devido à sua natureza ágil, foco nas tarefas e visualização simples das tarefas pendentes.
Flexibilidade
A metodologia permite adaptar-se rapidamente às mudanças e tomar decisões com base na visualização em tempo real do andamento do projeto.
Melhora contínua
O método Kanban incentiva a melhoria contínua de constantes feedbacks, que levam a revisão e adaptação do processo.
Foco no cliente
O método Kanban concentra-se nas necessidades do cliente e na entrega contínua de valor, contribuindo para melhorar a satisfação e fidelização do cliente.
Redução do estresse
Ao limitar o trabalho em andamento e visualizar claramente o fluxo de trabalho, essa metodologia ajuda a reduzir o estresse relacionado à sobrecarga de trabalho.
Transparência e comunicação
O quadro fornece uma visão clara e transparente do status das tarefas e promove a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.
Redução de desperdícios
A metodologia Kanban também ajuda a reduzir o desperdício em termos de tempo e recursos pois elimina tarefas desnecessárias ou redundantes.
Como funciona o método Kanban
Entender como funciona o método Kanban é muito simples. Atualmente existem muitas ferramentas digitais, como Trello ou Asana, que facilitam a sua implementação em ambientes de trabalho.
- Quadro: um quadro Kanban pode ser feito em qualquer lugar, desde uma simples folha de papel até um quadro branco ou aplicativo digital. Ele deve ter várias colunas verticais que representam o fluxo de trabalho, da esquerda para a direita.
- Colunas: cada coluna representa as diferentes fases do trabalho. Embora possam ser customizadas conforme a necessidade, geralmente são divididas em “To Do” (A fazer), “In Progress” (Em progresso) e “Done” (Feito).
Fonte: Trello
- Cartões: as tarefas de um projeto são representadas em formatos de cartão e cada um contém informações relevantes sobre a tarefa, como responsável, descrição, prazo e outras informações.
- Fluxo de trabalho: os cartões se movem da esquerda para a direita à medida que avançam no fluxo de trabalho. Quando uma tarefa é concluída, o cartão correspondente passa para a coluna "Done". O número de cartões na coluna "In Progress" é limitado para evitar sobrecarga e garantir foco.
- Revisão e adaptação: a equipe deve se reunir regularmente para revisar o dashboard, discutir o progresso, identificar problemas e, se necessário, fazer ajustes. A visualização do quadro permite a rápida identificação de gargalos, tarefas pendentes e áreas de melhoria, facilitando a tomada de decisão com base em dados reais e atualizados.
Ferramentas digitais para quadros Kanban
Jira, Asana, Trello, Monday.com, Lucidspark e ClickUp… são apenas algumas das ferramentas digitais disponíveis para implementar o método Kanban em sua equipe de trabalho. Elas também facilitam a colaboração em tempo real, rastreamento de tarefas, atribuição de responsabilidades e a integração com outras ferramentas de trabalho.
Embora cada um deles tenha suas particularidades, seu objetivo é o mesmo: proporcionar um espaço digital onde as equipes possam organizar seus cartões em um quadro com colunas personalizadas.
Este ambiente online facilita o trabalho em equipe graças a notificações, comentários, agendamento de tarefas e cartões personalizados, entre outras funcionalidades. Além disso, essas ferramentas costumam oferecer também funções de análise e monitoramento que ajudam a melhorar a eficiência e a produtividade da equipe.
Outro ponto positivo destas ferramentas é que são acessíveis de qualquer lugar. Assim, facilita a descentralização, o trabalho remoto e a comunicação assíncrona. A maioria oferece acesso à web e aplicativos para dispositivos móveis e computadores desktop.
Além disso, esses tipos de aplicativos geralmente oferecem integração com outras ferramentas de trabalho, como e-mail, armazenamento em nuvem, documentos, videoconferência, facilitando ainda mais a colaboração. Também é possível criar quantos quadros forem necessários para gerenciar diferentes projetos ou equipes, cada um com suas respectivas colunas personalizadas e cartões de tarefas.
Como implementar o método Kanban
Mudar a metodologia de trabalho pode ser um grande desafio para qualquer equipe de trabalho. Embora o método Kanban seja muito intuitivo e fácil de compreender, a sua implementação pode apresentar alguns problemas, desde a resistência à mudança até à adaptação a novas formas de organização e comunicação.
Antes de implementar qualquer metodologia, é importante entender a situação atual e garantir que a transição seja feita de forma gradual. Alguns pontos principais incluem:
1. Avalie suas necessidades e objetivos
O primeiro passo para implementar o método Kanban é avaliar as necessidades e objetivos da equipe. Você deve saber o propósito da implementação e como ela se alinha ao escopo do time ou da empresa como um todo.
2. Escolha a ferramenta certa
Também é preciso selecionar a ferramenta que melhor atende às necessidades de sua equipe. Pode ser um quadro branco físico ou uma ferramenta digital como Trello ou Asana, dependendo da localização e preferências da equipe. O importante é permitir uma visualização completa do fluxo de trabalho.
3. Projete o fluxo de trabalho
O próximo passo envolve analisar as diferentes fases do trabalho e como elas serão representadas no quadro Kanban. Isso deve ser feito de acordo com os processos internos da equipe e pode variar de projeto para projeto.
4. Defina regras e limites
Estabeleça as regras e políticas que os membros devem seguir. Uma das mais importantes é como os cartões devem ser movidos e quantas tarefas podem existir ao mesmo tempo.
5. Projete seu quadro
Uma vez definidos o fluxo de trabalho e as regras, é hora de desenhar o quadro Kanban e suas colunas. Lembre-se que deve ser simples e visual, onde as diferentes fases e tarefas possam ser claramente identificadas.
6. Projete seus cartões
Você também deve definir como serão os cartões que representam as tarefas e quais informações eles deverão conter, como a descrição, quem é o responsável por eles ou qual a data de entrega.
7. Teste o Kanban
Depois de projetado, você pode começar a colocar seu quadro Kanban em ação. É aconselhável começar com uma fase de testes, coletando feedback dos membros da equipe e fazendo os ajustes necessários antes da implementação completa.
8. Implemente
Após a fase de testes, você pode começar a usar o método Kanban para valer. Se você ainda não tem certeza de sua eficácia, a sugestão é começar com uma pequena equipe ou projeto e, aos poucos, expandir para outras áreas.
9. Recolha feedbacks
Uma vez implementado, é essencial coletar feedback continuamente e fazer ajustes para melhorar o processo. Isto pode envolver mudar as colunas do quadro, ajustar as regras ou adaptar as cartas de acordo com necessidades da equipe.
Exemplos práticos do método Kanban
Confira a seguir alguns exemplos práticos de setores que usam a metodologia Kanban:
Marketing digital
Várias equipes e agências de marketing digital usam o Kanban para organizar sua rotina. É uma forma de trabalho que se adapta perfeitamente a este setor, pois permite gerir de forma eficaz e visual múltiplos projetos e tarefas, como campanhas publicitárias, criação de conteúdos, SEO, redes sociais, entre outros. Cada uma dessas tarefas pode ser representada em um cartão e movida pelo quadro à medida que o progresso é feito, facilitando a coordenação e o acompanhamento do trabalho.
Vendas
O setor de vendas também pode se beneficiar muito com a implementação do método Kanban, pois essa é uma excelente ferramenta para visualizar o processo como um todo – desde a captação de leads até o fechamento da venda.
Cada cartão pode representar um potencial cliente, com informações relevantes como o contato ou o produto de interesse. Já as colunas representam as diferentes etapas do processo, como “contato inicial”, “apresentação da proposta”, “negociação” e “fechamento da venda”. Dessa forma, você consegue ter um controle visual completo do funil de vendas, facilitando a identificação de oportunidades e obstáculos.
Desenvolvimento de software
O setor de desenvolvimento de software é onde a metodologia Kanban ficou bastante popular nos últimos anos. Neste contexto, cada cartão pode representar uma tarefa de desenvolvimento ou problema a ser resolvido, e as colunas representam as etapas do processo de desenvolvimento.
Isso permite que as equipes de desenvolvimento tenham uma visão clara do status de cada tarefa, quais atividades cada pessoa está focada ou possíveis gargalos. Além disso, o limite de trabalho em andamento ajuda a evitar sobrecarga e a manter um fluxo constante de entrega de novos recursos.
Conclusões sobre o método Kanban
Com o tempo, o Kanban provou ser uma metodologia muito prática e adaptável. A sua simplicidade, abordagem visual e flexibilidade facilitam a sua implementação e adaptação às necessidades específicas de cada projeto ou equipe. Além disso, incentiva a colaboração, a transparência e a melhoria contínua, pilares fundamentais para o sucesso em qualquer ambiente de trabalho.
Na área do inbound marketing, o Kanban tornou-se uma ferramenta essencial para a gestão de múltiplos projetos e tarefas ao facilitar a coordenação, monitoramento do fluxo de trabalho, criação de conteúdos, a análise e melhoria de estratégias. Tudo isso permite um trabalho produtivo e eficiente, mesmo em equipes descentralizadas ou que não possuem experiência com essa metodologia.
Você conhecia o método Kanban ou costuma trabalhar com ele? Como é a sua experiência? Deixe sua opinião nos comentários.
Publicado em 1 de julho de 2024.
Revisado e validado por Jalusa Lopes, Country Manager da InboundCycle Brasil.
